Hay una gran diferencia entre configurar tu negocio para que sea sostenible y exitoso a largo plazo, y exprimirse día a día, sin la promesa de encontrar una mejor manera.
Muchos entrenadores personales luchan todos los días para mantenerse a flote. No porque no tengan éxito, sino porque tienen un éxito moderado y simplemente, aún no descubrieron cómo pasar al siguiente nivel, sin agotarse.
En esta entrega compartimos cuatro pasos esenciales que debemos seguir, para lanzar un negocio exitoso y evitar el agotamiento y los errores comunes.
En general, los entrenadores tenemos una forma común y bastante generalizada a la hora de enfocar nuestro negocio. Como formadores y entrenadores, todos comenzamos como “técnicos”. Nos encanta profundizar y hacer el trabajo de entrenar a todos los clientes y dirigir el negocio nosotros mismos.
Construimos relaciones y ayudamos a las personas a alcanzar récords personales, pero tarde o temprano, no tendremos la capacidad de aceptar más clientes. El estrés eventualmente se apodera de nosotros. Trabajamos muchas horas, día tras día, hasta que un día chocamos y nos consumimos.
Es antes de ese punto que debemos pasar de ser un “técnico” a convertirnos en un “gerente”, según afirmó Michael Gerber en The E-Myth Revisited. Quizás para vos, ser gerente no suene muy atractivo al principio, pero esto tiene que ver más con un cambio de mentalidad que con cualquier otra cosa.
No se trata de renunciar a todas tus horas de entrenamiento si eso es lo que te encanta hacer, pero tendrás que hacer muchos ajustes por adelantado que ampliarán tus habilidades; además, recuperarás el control de tu tiempo, impactarás a más personas, y, en última instancia, crearás un futuro mejor para vos y para tu empresa.
Este es el proceso de cuatro pasos para alejarte gradualmente de tu negocio y poder desarrollarlo.
1. Creá un manual de la empresa y refinalo constantemente
Si llegaste al punto en el que tenés más trabajo del que podés manejar, es probable que eso se deba a que el proceso que implementaste ya es exitoso. Pero, ¿podés enseñar ese proceso a otros?
La idea de que otros puedan replicar tu proceso se llama “escalar”. Si deseás escalar con éxito, debés crear un manual que los futuros empleados puedan leer y cumplir, para ayudarte a llevar a cabo la misión de tu negocio.
Sin embargo, crear un manual no es un proceso pequeño. Transcribir todo tu conocimiento y plasmarlo en un papel de manera que la gente pueda comprenderlo, seguirlo y reproducirlo, es un gran desafío.
Cosas como valores fundamentales, código de vestimenta, evaluaciones, programación, política de acoso, operaciones o cultura, pertenecen a tu manual. Cuantos más procesos y situaciones cubras, más fácil será capacitar al nuevo personal, cuando lo contrates.
No esperes hacerlo bien en una tarde. Esto te llevará tiempo de escribir y perfeccionar. Al hacer todo este trabajo por adelantado, ahorrarás tiempo en el camino y tus operaciones se ejecutarán de manera mucho más eficiente.
Comenzá tu manual enumerando tus valores fundamentales. Los valores fundamentales son como el ADN de tu empresa y suelen ser una extensión de tus valores personales. Algunas preguntas pueden ser de mucha ayuda:
- ¿Qué representamos mi empresa y yo?
- ¿Qué cualidades únicas aporta mi empresa al mercado?
- Si mi negocio dejase de existir, ¿quién o qué se vería afectado?
Al comprender y aclarar estas respuestas, las personas pueden alinearse mejor con tus creencias y tu causa.
A continuación, evaluá tus creencias sobre el entrenamiento. ¿Por qué entrenás a tus clientes de la manera que lo hacés? Enumerá todas las razones y combinalas en una filosofía de entrenamiento o en una explicación de los principios que guían tu proceso de entrenamiento.
Estos son algunos principios que componen una filosofía de entrenamiento:
- Las personas son más importantes que los ejercicios.
- La experiencia es tan importante como los resultados.
- Ningún ejercicio, método o herramienta es universalmente mejor que otro. La aplicación determina el resultado y el beneficio.
La política de tu empresa debe representar fielmente tus valores fundamentales. El resto del manual debe incluir procedimientos operativos estándar, que son los procesos repetibles paso a paso, mediante los cuales realizás determinadas tareas diarias, semanales o mensuales, y también las responsabilidades de los empleados. Por ejemplo:
- Cómo alguien debe contestar el teléfono
- Qué hacer si alguien es un cliente sin cita y pregunta sobre los precios del servicio
- Cuando alguien necesita limpiar el baño y qué pasos debe seguir para hacerlo.
Nuevamente, no te preocupes por hacerlo perfecto la primera vez. Podés continuar agregando cosas a tu manual regularmente, a medida que mejorás tus operaciones o encontrás mejores formas de enseñar tus sistemas.
2. Contratá personal que represente tus valores fundamentales
Entregar parte de tu trabajo a los empleados recién contratados es una de las cosas más aterradoras y difíciles de hacer como propietario de un negocio de fitness.
Tu mentalidad de técnico te hace creer que nadie más puede hacer el trabajo tan bien como vos, y también pensás que corrés el riesgo de perder a tus clientes. Esta línea de pensamiento es común, pero es bastante irracional. El hecho de que tus clientes te amen no significa que no puedan amar a otra persona tanto (o más), especialmente con tu guía de trabajo.
El primer paso para formar tu equipo es determinar tus propias fortalezas, debilidades y necesidades. Quizás sos un gran formador, pero tus habilidades organizativas no son las mejores. Esto requiere un asistente administrativo.
Quizás disfrutes mucho del marketing y las ventas, pero necesitás a alguien que se haga cargo de un par de tus clientes para que puedas centrarse en el crecimiento empresarial. Para la mayoría de los formadores, este último punto es más probable. No podés pasar todo tu tiempo en el piso de entrenamiento a menos que tengas un socio comercial que se concentre en el lado comercial de las cosas.
Al comenzar a entrevistar a posibles entrenadores, tenés que averiguar qué candidatos tienen valores fundamentales y filosofías de entrenamiento similares a los tuyos.
Un diferenciador importante aquí es que los mejores empleados no siempre son los más capacitados; los empleados ideales son aquellos que mejor se adaptan a la cultura empresarial. Se pueden enseñar habilidades y procesos, pero no se puede enseñar a alguien a tener una personalidad.
Una vez que hayas encontrado al entrenador adecuado para trabajar con vos, debés integrarlo en tu negocio. Comenzá repasando las partes importantes del manual con ellos y explicales los valores fundamentales, el código de vestimenta y el código de conducta.
El contenido de tu manual es crucial; no se trata de entregar un PDF y esperar a que lo lean. ¡Convertilo en un evento! Complementá este proceso con una “lista de verificación de incorporación”, que tienen que iniciar cada vez que les explicás o les mostrás un proceso del manual.
Concentrate primero en los procedimientos que probablemente realizarán a diario, como contestar teléfonos o realizar sesiones de entrenamiento, y luego trabajá en las acciones que harán con menos frecuencia.
Por lo general, tomará de dos a tres meses que tu nuevo empleado opere a un nivel que requiera una asistencia mínima. Durante este tiempo, planificá sesiones de desarrollo semanales, para abordar los aspectos más intrincados del trabajo, como la programación de ejercicios, el asesoramiento nutricional y cómo lidiar con problemas complejos del cliente.
Seguir todos estos pasos y crear los documentos apropiados no solo dará como resultado un empleado bien capacitado, sino un sistema sólido, el mismo sistema que también llevarán a cabo otros empleados a medida que tu equipo crezca
3. Empezá a reducir tus horas de entrenador
Si deseás trabajar en tu negocio, no debés estar en él. Estar en él significa que entrenás todo el tiempo.
Hablamos sobre poner tu sistema en un manual y poner a alguien más para ayudar a llenar los vacíos, por lo que el siguiente paso es reducir la cantidad de sesiones de entrenamiento que realizás cada semana. Es normal resistirse a esto al principio, pero para afrontarlo, es necesario reorganizar no solo tu horario, sino también la forma de trabajo.
Empezá por delegar las tareas no esenciales a tu equipo. La forma más sencilla de hacer esto es escribir una lista de las responsabilidades para cada puesto y segmentarlas en categorías mensuales, semanales y diarias.
Esto permite que cada empleado tenga esencialmente una lista de verificación que puede ejecutar en cada intervalo (mes, semana o día) y asegurarse de que completen todas las tareas que les fueron asignadas.
Cuando se trata de hacer más estricta la gestión del tiempo, hay dos estrategias muy beneficiosas:
La primera implica una sesión semiprivada. Si estuviste entrenando a la mayoría de tus clientes de manera personalizada, aún podés diseñar y entregarles programas individualizados en grupos de dos o tres personas a la vez.
Presentá esta idea a tus clientes y deciles que aún podrán obtener los resultados que desean, a una tasa reducida por sesión, y que entrenarán con compañeros de ideas afines y que los apoyen. Mientras tanto, podés trabajar con más clientes en menos tiempo y ganar mucho más dinero por hora.
La segunda estrategia es bloquear tu tiempo de manera más inteligente y programar tareas detalladas durante las horas que no son de entrenamiento.
Esta es una gran ventaja para la productividad, si actualmente trabajás en un turno dividido en el que entrenás a tus clientes por la mañana y por la noche, con tiempo de inactividad en el medio. Ahora debés esforzarte por liberar tus mañanas o tardes (en el momento en que sea más productivo), para concentrarte en el marketing, generar clientes potenciales, mejorar la experiencia del cliente y desarrollar aún más a tus empleados.
Obviamente, todo esto no sucederá de la noche a la mañana, pero debés comenzar por liberar la mitad de un día por semana y trabajar progresivamente, para entrenar solo unas pocas horas, dos o tres veces por semana
4. No te duermas en los laureles, alimentá la “máquina” de tu negocio
Todas las estrategias enumeradas aquí siguen un orden específico, porque si elaboraste correctamente tu manual, contrataste personal y condensaste tus horas de entrenador, lo ideal sería tener entre 10 y 15 horas adicionales cada semana a tu disposición.
Si bien puede ser muy tentador usar este nuevo tiempo libre para relajarte y disfrutar de tu libertad, debés resistir a este impulso, porque aún no lo has logrado. Un gerente no deja todo el trabajo a cargo de otros. Debe liderar y realizar el trabajo más importante y necesario que promueva su negocio; necesita “alimentar la máquina” con su tiempo recién adquirido.
Concentrate en encontrar los “agujeros” en tu negocio y comenzá a refinar tus prácticas. Empezá por echar un vistazo a tus KPI (indicadores clave de rendimiento). Esto brinda una gran cantidad de información.
Por ejemplo, si tu tasa de retención de miembros es baja, probablemente deberías dedicar más tiempo a crear una mejor experiencia para el cliente. Por el contrario, si algo está funcionando de forma excelente en otra categoría, averiguá bien qué es y fijate cómo podés aplicarlo en otra área.
Con el tiempo, verás cómo tu negocio funciona mejor de lo que jamás habías imaginado. Tu visión a largo plazo siempre puede continuar evolucionando.
- Tal vez te planteés el objetivo de abrir otro gimnasio o ampliar el actual.
- Es probable que quieras incluir un nuevo tipo de entrenamiento en tu modelo de negocio.
- Quizás te den ganas de entrenar a otros entrenadores.
De eso se trata alimentar la máquina.
Al fin de cuentas, si tu negocio no puede funcionar sin vos, entonces lo que tenés es un trabajo y no un negocio.
Hacer las transiciones para pasar de “técnico” a “gerente” puede ser aterrador, desafiante y agotador, pero también puede ser gratificante. Utilizá los consejos que mencionamos en esta breve guía y trabajá ahora para poder salir adelante y lograr la libertad con la que la mayoría solo sueña.
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