OKRs en organizaciones deportivas

 TEMA:

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La realidad de las organizaciones implica definir y plantear metodologías para la consecución de objetivos en procesos temporales dinámicos. Este artículo tiene la intención de introducir a los entrenadores en un recurso sumamente beneficioso en la dinámica diaria de los clubes y organizaciones deportivas.

La importancia de contar con un sistema de planteamiento de objetivos

En nuestro día a día trabajamos en un área o departamento para alcanzar objetivos y metas, pero también en algún momento necesitamos obtener feedback acerca del proceso que llevamos a cabo para la consecución de dichos objetivos.

Suele suceder que la mayoría de los miembros de una organización deportiva están inmersos en una gran cantidad de tareas y proyectos, lo cual suele ser un factor de riesgo para la consecución de dichos objetivos.

Consideramos que el paso 0 para la consecución de objetivos es plantear y definir una metodología para dicha consecución, y aquí es donde la metodología OKR cobra valor.

Origen

Desde la década del 50, las organizaciones comenzaron a aplicar una gran variedad de técnicas de gestión pensadas para mejorar el rendimiento de los empleados. Peter Drucker introdujo la Administración por Objetivos (APO), un proceso en el que directivos y empleados están de acuerdo con los objetivos y con lo que deben hacer para alcanzarlos. 30 años después, las siglas S.M.A.R.T. y KPI’s empezaron a tomar relevancia en la gestión de las organizaciones.

Ya en 1999, John Doerr fue el impulsor de la metodología OKR y responsable directo de que Google la haya introducido en su gestión. Ahora que sabemos cuándo nació, definamos el concepto a continuación.

¿Qué es un OKR?

Es un OBJETIVO que, ni más ni menos, responde tan solo a QUÉ hay que lograr. Por su naturaleza propia, idealmente, los objetivos son concretos, trascendentes, realizan un llamamiento a la acción e inspiran. Cuando se diseñan y utilizan de manera adecuada, suponen un remedio contra el pensamiento confuso y la ejecución imprecisa.

Los RESULTADOS CLAVE son un marcador de referencia y monitorizan CÓMO llegamos a ese objetivo. Un sistema eficiente de gestión de los objetivos, OKR, vincula los objetivos a una misión de equipo más amplia.

OKR, siglas de Objectives and Key Results (Objetivos y Resultados Clave, al español), se trata de un protocolo de colaboración para establecer objetivos en organizaciones, equipos e individuos. Los OKRs son una metodología para establecer objetivos, medir desempeño y analizar resultados.

El concepto es muy sencillo: para lograr objetivos grandes, debemos identificar los factores medibles más importantes para alcanzar la meta, y medir el desempeño con ellos. Debemos pensar en un OKR como una mezcla perfecta entre una meta y los pasos que se deberían seguir para lograrla.

Por ejemplo, en el siguiente cuadro planteamos un ejemplo de un OKR en el área nutricional.

Aspectos fundamentales para implementar los OKRs

Un ejemplo muy práctico que John Doerr comparte en su libro “Mide lo que importa” es el de un equipo de fútbol.

El dueño tiene un objetivo, ser el mejor equipo de la liga en la temporada 2020. Entonces, en el periodo de descanso llama a sus coordinadores y entre todos establecen los siguientes resultados clave:

KR 1: Ganar la Copa 2020.
KR 2: Tener una tasa de asistencia al estadio de 80% en partidos locales en temporada regular.

Con esto, el director técnico junta a su equipo de entrenadores principales y crean el siguiente OKR general:

Objetivo general: Ganar la Copa 2020

KR1: Anotar 2.4 goles en promedio por partido.
KR2: Permitir 0.8 goles en promedio por partido.
KR3: Anotar el 10% de todos los tiros de esquina en temporada regular.

Ya con estos objetivos planteados, los entrenadores se reúnen con su equipo y repiten el ejercicio, con la finalidad que mejor les funcione, para crear metas tangibles que se ordenen a las del director técnico, las cuales a su vez se alineen con las del dueño del equipo.

Algunos otros ejemplos que pueden ser de utilidad:

A continuación, dejamos unos consejos generales para comenzar a implementar los OKRs:

-Menos, es más. “Seleccionar con esmerada atención unos objetivos escogidos”, escribió Andy Grove, emitiendo un mensaje claro respecto a lo que queremos y a lo que no queremos hacer. Limitar los OKRs a un número entre tres y cinco por ciclo lleva a las organizaciones, los equipos y los individuos a elegir lo más importante. En general, cada objetivo debe estar vinculado a un máximo de cinco resultados clave. Las organizaciones ganadoras tienen que, como John Doerr cita a Larry Page, “Disparar menos flechas y acertar más en la diana”.

-Plantear los objetivos desde abajo hacia arriba. Para promover la implicación, es preciso animar a los equipos y a los individuos a crear aproximadamente la mitad de sus propios OKRs con el asesoramiento de los jefes. Cuando todos los objetivos se establecen desde arriba hacia abajo, se pierde la motivación. En un sistema OKR óptimo, los colaboradores gozan de libertad para establecer al menos algunos de sus objetivos y prácticamente todos sus resultados clave: «Cuanto más elevados son los objetivos, mayor es el rendimiento». Las personas que eligen su destino tendrán una mayor conciencia de qué los conducirá hasta él. Cuando el cómo viene definido por un agente externo, no nos implicamos del mismo modo en el objetivo.

-Ser flexibles. Si las condiciones cambian y un objetivo ya no es práctico o ha perdido relevancia, los resultados clave pueden modificarse o incluso descartarse a mitad de ciclo.

-Atreverse a fracasar. El rendimiento suele mejorar mucho cuando todos se esfuerzan por alcanzar un nivel de éxito que está más allá de sus posibilidades inmediatas. Los OKRs ambiciosos deberían ser incómodos y posiblemente inalcanzables. Los objetivos y aspiraciones, propulsan a las organizaciones hasta nuevas cotas.

-Una herramienta, no un arma. El sistema OKR está diseñado para marcar el ritmo de la persona, poner un cronómetro en su mano para que pueda calibrar su propio rendimiento. Es importante desvincular los OKRs de las bonificaciones.

-Cláusula de tiempo: Hay que ser muy claros; un objetivo sin una fecha de entrega no es más que un sueño. Para implementar el proceso de OKRs, se debe asegurar que el tiempo sea algo constante dentro de los objetivos.

-Ser paciente; ser resolutivo: Una organización puede necesitar hasta cuatro o cinco ciclos para hacerse con el sistema, e incluso más para fortalecer ese músculo que trabaje por objetivos.

-Lo perfecto es enemigo de lo bueno. Un OKR puede modificarse o incluso desecharse en cualquier punto del ciclo. A veces los resultados clave correctos, aparecen semanas o meses después de que se establezca el objetivo. Los OKRs son operaciones en curso, por su propia naturaleza, no mandamientos esculpidos en piedra.

-Calidad y cantidad. Mientras el objetivo en sí es algo abstracto, los OKRs son prácticos, fáciles de medir y tangibles. Otra característica importante de los resultados clave es que existen en dos categorías: calidad y cantidad. Por ejemplo, entregar el 100% de las tareas en tiempo y forma, y participar en 2 proyectos que den crédito adicional, claramente se enfocan en la cantidad del trabajo. Mientras que crear un grupo de estudio semanal y estudiar por 4 horas para prepararse para cada examen, son OKRs enfocados en la calidad del trabajo.

-Medible y cuantificable: Los resultados clave eficaces tienen que ser específicos y establecerse en un marco temporal. Deben ser agresivos y, al mismo tiempo, realistas. Y sobre todo han de ser medibles y verificables. Un resultado clave se cumple o no se cumple. No hay un término medio, ni cabe duda alguna. Al final del período designado, que suele ser un trimestre, declaramos el resultado clave «alcanzado» o «no alcanzado».

Facilita la medición: Los resultados deben ser fáciles de medir. No hay nada más importante que este detalle. Si no tenemos una manera tangible y transparente de medir el cumplimiento de los resultados clave, vamos a fracasar.

Palabras finales

Las organizaciones empresariales utilizaron estrategias y recursos provenientes del deporte para aplicarlo directamente en el mundo empresarial. Así arribamos a la conclusión de que ha llegado el momento donde tanto clubes, organizaciones y entrenadores comencemos a tomar herramientas como la metodología OKR para empezar a mejorar la performance en nuestras tareas cotidianas.

Entonces, comencemos por hacer las cosas simples, estableciendo un período (puede ser una pretemporada), delimitando una variable que consideremos importante a trabajar, por ejemplo, hidratación. A partir de ahí, definamos el objetivo y cuáles son los pasos (resultados clave) que nos acercarán a cumplirlo.

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